Програма регуляторної підтримки сектору централізованого теплопостачання

Спеціаліст з закупівель

Технічне завдання та обсяг послуг

I. ОСНОВНА ЧАСТИНА

Національна комісія, що здійснює державне регулювання у сферах енергетики та комунальних послуг (НКРЕКП), отримала фінансування у розмірі, еквівалентному 1 638 600 євро, від Світового Банку в рамках проекту «Програма регуляторної підтримки сектору централізованого теплопостачання» (Проект) та має наміри направити частину отриманих коштів на оплату консультаційних послуг, які будуть придбані протягом реалізації проекту. Проект реалізовуватиметься в рамках трастового фонду Світового банку та Шведського агентства з міжнародного розвитку (SIDA).

Проект призначений підтримати: (i) розробку методики стимулюючих тарифів та принципів проведення аудиторських перевірок з метою покращення здатності Органу державного регулювання встановлювати тарифи на теплову енергію, які б забезпечили покриття витрат на її виробництво; (ii) впровадження бенчмаркінгу (порівняльного аналізу показників) на рівні сектору, що дозволить НКРЕКП проводити оцінку діяльності підприємств теплокомуненерго в динаміці та стимулювати їх покращувати ефективність своєї роботи; (iii) розвиток потенціалу НКРЕКП; та (iv) розробку різних інструментів регулювання.

Проект буде реалізований під загальним керівництвом НКРЕКП у тісній співпраці з Міністерством економічного розвитку і торгівлі України.

НКРЕКП створена Робоча група з впровадження проекту з метою здійснення щоденного управління проектом та координації надання допомоги для здійснення платежів, закупівель, фінансового управління, звітності та інших заходів, пов'язаних із проектом.

II. ЗАВДАННЯ

Спеціаліст з закупівель буде відповідати за забезпечення процесу закупівель товарів/послуг в рамках проекту на запит НКРЕКП відповідно до стандартів Світового банку. Обсяг послуг Спеціаліста наведено нижче.

III. ОБСЯГ ПОСЛУГ

Спеціаліст з закупівель буде відповідати за виконання наступних завдань:

- Підготовка, моніторинг та оновлення плану закупівель;

- Моніторинг здійснення закупівель та своєчасне попередження Керівника групи впровадження Проекту щодо значних затримок;

- Пропонувати заходи щодо прискорення закупівлі у разі затримок;

- Координація роботи щодо підготовки технічних специфікацій і технічних завдань з відповідними технічними фахівцями;

- Підготовка тендерної документації на закупівлю у відповідності зі стандартами Світового банку та представлення його бенефіціару проекту на затвердження;

- Підготовка та видання рекламних оголошень, необхідних для процедур закупівель;

- Робота з наданням роз'яснень, видачою та внесенням змін до тендерної документації;

- Організація і ведення протоколів передтендерних зустрічей, якщо такі є;

- Організація і ведення протоколів процедур відкриття тендеру та представлення протоколу відкриття для Світового банку;

- Підготовка звітів про оцінку у форматі Світового банку;

- Організація та участь у торгах, також протоколювання досягнутих домовленостей;

- Підготовка оголошень щодо укладання контрактів та інформації про переможців (юридичні або фізичні особи);

- Участь у кінцевих обговореннях з переможцями по контрактах, які були запропоновані Керівником проекту і, де це допускається Керівними положеннями СБ;

- Підготовка договорів для підписання сторонами у відповідності з конкурсною документацією та Керівними положеннями СБ. Моніторинг дотримання підписаних контрактів і контрактних гарантій;

- Відповідальність за належне ведення закупівельної документації в рамках проекту;

- Передача знань та досвіду, надання роз'яснень з питань закупівель на вимогу бенефіціара;

- У разі необхідності, проведення офіційних семінарів з закупівель; надання постійної підтримки персоналу бенефіціара щодо закупівель;

- Підтримка бенефіціара при підготовці звітів щодо закупівель, які будуть представлені уряду України та Світовому банку;

- Участь при підготовці бенефіціаром звітів про хід виконання;

- Інші заходи, необхідні в ході реалізації проекту.

IV. ЗВІТНІСТЬ

Спеціаліст з закупівель буде доповідати голові Робочої групи НКРЕКП з впровадження проекту.

V. НАДАНІ РЕСУРСИ

- Робоче місце, обладнане ПК і телефоном;

- Доступ до мережі Інтернет, ксероксу, принтеру і сканеру;

- Проектна документація;

- Відповідні документи Банку.

VI. ОСВІТА ТА КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ

- Вища освіта у сфері економіки, фінансів або відповідна;

- Не менше 3 років досвіду роботи в закупках;

- Досвід роботи у сфері комунальних послуг (теплопостачання) надає перевагу;

- Знання процедур закупівлі товарів/послуг за правилами Світового банку надає перевагу (можуть бути запрошені відповідні посилання);

- Вільне володіння українською мовою та знання англійської мови на робочому рівні;

- Впевнений користувач персонального комп’ютеру.

VII. ОПЛАТА, МІСЦЕ ТА ТРИВАЛІСТЬ НАДАННЯ ПОСЛУГ

Послуги будуть надаватися протягом усього терміну реалізації проекту, який закінчується у першому кварталі 2017 року, у місті Києві або протягом іншого періоду часу, узгодженого сторонами. Послуги будуть надаватися в рамках контракту (місячна плата).

Рівень оплати праці Спеціаліста з закупівель буде визначено в результаті переговорів з обраним кандидатом.

Зацікавлені особи повинні надати своє резюме українською та англійською мовами на наступну електронну адресу: Kravchenko@nerc.gov.ua або Kuzmich@nerc.gov.ua із зазначенням в темі листа «Вибір індивідуального консультанта на посаду Спеціаліста з закупівель».

Крайній термін для подачі резюме є 30 квітня 2015. Вибір фахівців здійснюватиметься відповідно до правил і процедур Світового банку.

-----------------------------------------------------

District Heating Regulatory Support Program

Procurement Specialist

Terms of Reference and Scope of Services

I. BACKGROUND

The National Commission for State Energy and Public Utilities Regulation (the Regulator) has received financing in the amount of EURO 1 638 600 equivalent from the World Bank toward the cost of Technical Assistance Project for the National Commission for State Energy and Public Utilities Regulation «District Heating Regulatory Support Program» (the Project), and it intends to apply part of the proceeds to payments for consulting services to be procured under this project. This project will be a recipient-executed World Bank-Swedish International Development Cooperation Agency (SIDA) trust fund.

The Project will support: (i) development of incentive-based methodologies and auditing principles to improve the Regulator’s capacity for setting cost-recovery tariffs; (ii) introduction of a sector-wide benchmarking exercise that will enable the Utilities Regulator to assess DH companies’ performance over time and incentivize them to improve their efficiency; (iii) capacity building of the Regulator; and (iv) miscellaneous regulator tools.

The Project is implemented under the overall responsibility of the Regulator in close cooperation with the Ministry of Economic Development and Trade of Ukraine.

The Regulator established a Project Implementation Unit (PIU) to conduct a day-to-day Project management and coordination and to provide assistance in disbursement, procurement, financial management, reporting and other Project related activities.

II. OBJECTIVE

Procurement Specialist will be responsible for assistance to the Regulator in conduction of procurement of goods/services under the Project at request of the Regulator in accordance with World Bank standards. The Specialist’s scope of services is described below.

III. SCOPE OF SERVICES

Procurement Specialist will carry out the following tasks:

- Prepare, monitor and update of the procurement plan;

- Monitor implementation of procurement and provide timely warnings to the Head of the PIU if significant delays are developing;

- Suggest measures for speeding up procurement in case of delays;

- Coordinate the preparation of technical specifications and terms of references with respective technical specialists;

- Prepare tender documentation on procurement in accordance with standard Bank templates and submit it to the Project beneficiary for approval;

- Prepare and issue advertisements required by procurement procedures;

- Deal with request for clarifications, issue and amendment of bidding documents;

- Arrange and record pre-bid meetings, if any;

- Arrange and record public tender openings and submit minutes of openings to the Bank;

- Prepare evaluation reports in the format required by the Bank;

- Arrange and participate in biddings and record agreements reached;

- Prepare announcements on contract awards and information for the winners of the bids (legal or natural persons);

- Participate in contract finalization discussions with the winners where requested by the Project Manager and where allowed by the Guidelines;

- Prepare contracts to be signed by the parties in accordance with the tender documentation and Guidelines. Monitor receipt of signed contracts and contract guarantees;

- Be responsible for proper keeping of procurement documentation under the Project;

- Transfer knowledge and experience; provide explanations on procurement on the request of the beneficiary;

- Conduct formal seminars on procurement, if required; provide ongoing support on procurement to the beneficiary staff;

- Support the beneficiary on preparation of reports on procurement to be submitted to the Government of Ukraine and the World Bank;

- Provide inputs for the progress reports prepared by the beneficiary, as appropriate;

- Other activities required during Project implementation.

IV. REPORTING

Procurement Specialist will report to the Head of PIU of the Regulator.

V. PROVIDED RESOURCES

- Workplace equipped with PC and telephone;

- Access to Internet, photocopier, printer and scanner;

- Project documentation;

- Relevant Bank documentation.

VI. EDUCATION AND QUALIFICATION REQUIREMENTS

- University degree in finance, economics or relevant;

- 3+ years of work experience in procurement;

- Experience of work within public utilities (district heating sphere) will be considered as advantage;

- Knowledge of goods/services procurement procedure under World Bank principles is an advantage (references may be requested);

- Fluent Ukrainian and working English;

- Computer proficiency.

VII. PLACE, DURATION AND PAYMENT OF THE SERVICES

The Services will be required for the duration of the Project ending the first quarter 2017 in the City of Kyiv or for any other period of time as agreed by the parties. The Services will be provided under a time-based contract (monthly payment).

The level of remuneration of the Procurement Specialist will be defined in result of negotiations with the selected individual.

Interested individuals shall provide their CV in Ukrainian and English to the following e-mail: Kravchenko@nerc.gov.ua or Kuzmich@nerc.gov.ua with indication at the Subject line “Selection of individual consultant on the position of Procurement Specialist”.

The deadline for submission of CVs is April 30, 2015. Selection of specialists will be carried out in accordance with the World Bank rules and procedures.